業務を楽にする

手順や計画はしっかりと立てる

ペーパーレス化の流れ

男性

ペーパーレス化の準備

ペーパーレス化を行なうには計画を立てる必要があります。どの期間までに完遂させるのか、手順はどうするのかといった部分をしっかりと決めてから行なうようにしましょう。

段階を分ける

ペーパーレス化を一気に行なうのは効率的ではないでしょう。様々な部署を抱えている企業であればなおさらです。部署ごとに分けて取り組むか、シーズン別に行なう方がうまくいく傾向があります。

処分するものは明確に

企業には残しておかなければならない書類がいくつもあります。このような書類をペーパーレス化で処分してしまうと、取り返しがつかないケースもあり得るのです。処分するものはしっかりと決めておきましょう。

進めるなら新しい順から

ペーパーレス化で大量の書類をデータに変えるのであれば、新しいものから行なうほうがいいでしょう。記憶が新しいものだと処分してもいいものか判断しやすくなるので、効率が良いです。

企業が思ったペーパーレス化のメリットランキング

no.1

情報管理の効率化

ペーパーレス化の取り組みによって、企業が得られたメリットのランキングとして情報管理の効率化が1位でした。電子化して情報管理を行なえば次々にまとめなくてはいけない資料の管理も行いやすいという評判があります。

no.2

資料探しの時間短縮

今までは大量の書類の中から付箋を目印に数十分掛けて探していたものが、ペーパーレス化を行なえばパソコンの検索機能を使って数分で探すことが出来ます。時間短縮は生産性にも繫がるので企業の多くが、取り組んでいる課題になっています。

no.3

スペースの確保

書類の保管スペースを用意している企業も少なくありません。しかし、ペーパーレス化でデータにしてしまえば保管スペースを違うスペースに変えることが出来るのです。実際にペーパーレス化を行なった企業もスペースの確保はメリットと考えているようです。

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